VOROV · Recurso práctico
Cómo dejar organizadas las reservas antes de abrir canchas nuevas
Para constructoras, mantenedores y recintos que entregan o reciben canchas: acuerde antes del primer día cómo se reserva, se confirma, se cancela y se bloquea cada cancha, para no definirlo sobre la marcha.
1. Nombre las canchas y fije los bloques de reserva
Cada cancha necesita un nombre que el equipo y los clientes usen igual, por ejemplo «Cancha 1» y «Cancha 2», y no «la del fondo». Defina el horario en que se puede reservar y la duración de cada bloque.
Revise que los bloques calcen con la iluminación, el personal disponible y el horario del recinto. Un bloque que termina cuando ya no hay luz o nadie para cerrar es un problema que se puede evitar antes de abrir.
2. Decida desde cuándo y dónde se reciben reservas
Fije la fecha desde la que se aceptan reservas, que puede ser anterior a la apertura, y quién las anota. Si acepta reservas antes de abrir, defina cómo avisará y qué devolverá si la entrega de las canchas se atrasa. Si llegarán por WhatsApp, teléfono, Instagram, una planilla o un sistema, acuerde qué registro manda cuando dos fuentes no coinciden.
Los precios por horario los define el recinto. Si todavía no están decididos, anótelos como pendientes en lugar de improvisarlos con la primera reserva.
3. Acuerde confirmación, cancelación y no llegada
Escriba qué convierte una solicitud en reserva confirmada: el pago al reservar, un abono o una confirmación el mismo día. Defina qué pasa con una reserva que nadie confirmó y quién libera ese horario.
Fije con cuánta anticipación se puede cancelar sin cargo y qué ocurre si alguien no llega. Lo importante es que el cliente conozca la regla antes de reservar, no después.
4. Bloquee la mantención antes de abrir la agenda
Pida a quien entrega las canchas la frecuencia y el horario de mantención que recomienda, como el cepillado de la carpeta o las revisiones periódicas. Márquelos como bloqueos en el mismo registro donde se ven las reservas, para que nadie ofrezca esa hora.
Deje anotado quién responde por garantías y mantención después de la entrega y cómo se le avisa si algo falla. Esa información se necesita meses después de abrir, no solo el primer día.
Prepare su propio documento
Use la ficha de apertura para reunir estos acuerdos en un solo documento, que incluye el nombre de la empresa que entrega las canchas. No necesita cambiar de sistema; preparar la ficha no crea una cuenta ni publica un recinto.
Preparar la ficha de aperturaLa herramienta no pide registro. No incluya datos personales suyos ni de otras personas.
Un recurso para compartir voluntariamente
Si entrega canchas a un recinto, o las recibe y coordina reservas con otras personas, puede compartir la ficha vacía. El enlace comparte la herramienta, no los datos de su recinto ni de sus clientes.
Preparar un enlace para compartirUsted elige si lo comparte y con quién. No enviamos invitaciones ni compartimos sus respuestas.